(Ultimo aggiornamento 13 febbraio 2013)

1 – VERIFICA DELLA GIACENZA DI CASSA INIZIALE
Prima della distribuzione (a casa) occorre effettuare la CONTA FISICA della Cassa iniziale e confrontare il totale contato con quanto riportato nel prospetto “Raccolta dati Distribuzione” della distribuzione precedente alla voce “GIACENZA FINALE DI CASSA”. In generale si troverà una perfetta corrispondenza.
Riportare il saldo di cassa iniziale (contato) sul prospetto “RACCOLTA DATI DISTRIBUZIONE” della giornata.

2 – IMPOSTARE IL PROSPETTO “RACCOLTA DATI DISTRIBUZIONE PRODOTTI”
Ad inizio distribuzione si devono inserire i primi dati nel prospetto “Raccolta dati”, ovvero:
•    La data in cui avviene la distribuzione
•    I nomi dei Soci volontari che sono (effettivamente) presenti alla distribuzione
•    L’importo della “CASSA AD INIZIO DISTRIBUZIONE”, ossia l’importo effettivo del denaro “contato” (riquadro 1).

3 – ARRIVO DEI PRODUTTORI
I produttori si distinguono in due gruppi:
a) quelli che distribuiscono tramite i VOLONTARI, all’interno del capanno;
b) quelli che distribuiscono autonomamente (o tramite un referente) e sono posizionati sul piazzale di Casa Archilei.

3.1 PRODUTTORI CHE CONSEGNANO I PRODOTTI NEL CAPANNO
I Volontari dovranno accogliere i Produttori e:
• posizionare i prodotti all’interno del capanno
• ottenere dai Produttori i fogli che riportano il DETTAGLIO DEGLI ORDINI ricevuti;
• ottenere dai Produttori i documenti fiscali obbligatori (FATTURE, RICEVUTE FISCALI, SCONTRINI FISCALI) corrispondenti a quanto ORDINATO E CONSEGNATO;
• compilare il prospetto “GRUPPO 1: PRODOTTI DISTRIBUITI DAI VOLONTARI” nel riquadro n. 2 del foglio “RACCOLTA DATI”.

3.2 PRODUTTORI CHE SI POSIZIONANO NEL PIAZZALE
Questi Produttori si posizioneranno all’esterno del capanno, nel piazzale e provvederanno ad una autonoma distribuzione dei prodotti precedentemente ordinati dai GASISTI. Potranno distribuire personalmente oppure farsi aiutare dal referente o da un GASISTA reclutato al volo. Al loro arrivo a Casa Archilei i Produttori dovranno presentarsi ai Volontari, i quali inseriranno il nominativo nel prospetto “GRUPPO 2: PRODOTTI DISTRUBUITI AUTONOMAMENTE DAI PRODUTTORI” al riquadro n.2 del foglio “RACCOLTA DATI”. Quindi:
1 Non è ricevibile un documento fiscale con un totale che non corrisponde al totale degli ordini. Quindi il totale della FATTURA dovrà’ essere identico al totale del DETTAGLIO ORDINI ricevuti. A questo proposito i Produttori dovranno garantire la perfetta corrispondenza dei 2 documenti citati.
•    Se i Produttori hanno già predisposto le fatture (o ricevute fiscali, ovvero scontrini fiscali), questi dovranno subito consegnarle ai Volontari;
• Se invece prepareranno le fatture (o ricevute fiscali, ovvero scontrini fiscali) a fine distribuzione, le consegneranno ai Volontari al termine.
4 – SVOLGIMENTO DELLA DISTRIBUZIONE
I Volontari dovranno suddividersi i compiti facendo in modo che chi tiene la CASSA non debba avere altri compiti. E’ bene che all’interno del capanno non vi sia confusione, per facilitare la consegna dei prodotti e la fase di pagamento.
Per fare il conto è molto (molto) utile utilizzare la calcolatrice con la “strisciata”: il Volontario potrà spuntare i dati sulla strisciata con i dati indicati sui fogli di DETTAGLIO DEGLI ORDINI (uno per produttore). Dopo la spunta la strisciata sarà consegnata al gasista: questo consentirà un doppio controllo.
E’ bene che non rimangano prodotti invenduti. Se si verifica il caso è opportuno cercare di “piazzare” i prodotti in modo da non dovere gestire resi ed avere incassi parziali (con buste per i Produttori che non corrispondono alle fatture).
5 – CONTA DI CASSA E QUADRATURE
Al termine della distribuzione sarà necessario:
•
• •
Ottenere i documenti fiscali dai Produttori (posizionati nel piazzale) che ancora non li hanno consegnati spontaneamente, quindi completare l’inserimento dei dati nel riquadro n.2; Procedere con la conta finale della CASSA e alle quadrature; Passare alle operazioni finali.
PASSAGGI OPERATIVI
1)    Primo passaggio è la CONTA DI CASSA con inserimento del dato nel riquadro n.3 del prospetto “RACCOLTA DATI”;
2) Poi occorre indicare sempre nel riquadro n.3, la somma che dovrà essere CONSEGNATA AI PRODUTTORI (deve essere riportato il dato già indicato nel riquadro n.2 al punto “C”)
3)    Quindi occorre calcolare qual è la giacenza di cassa residua a fine distribuzione ovvero, [CASSA TOTALE (CONTATA) – SOMME DA CONSEGNARE AI PRODUTTORI], e confrontare quanto ottenuto con la CASSA ad inizio distribuzione, rilevando le differenze.
Se le differenze sono eccessive occorre nuovamente procedere alle quadrature seguendo i passaggi precedenti.
6 – FINE DELLA DISTRIBUZIONE: OPERAZIONI FINALI